In questi mesi il lavoro da remoto è diventato realtà per molte aziende di diversi settori, costringendo imprenditori e dipendenti a sforzi più o meno gravosi per colmare gap tecnologici anche significativi e garantire l’operatività durante il periodo di lockdown imposto dall’emergenza coronavirus. Per molte di queste realtà lo smart working è stata l’occasione per riscontrare e fare i conti con alcune problematiche di comunicazione aziendale, e in molti casi anche per risolverle. Una di queste, forse la più importante, riguarda il tema della comunicazione unificata, o Unified Communication.
Cos’è la Unified Communication?
La definizione di Unified Communication più largamente utilizzata oggi è quella di un sistema di comunicazione integrata per aziende e imprese che riunisce in un’unica piattaforma tutti gli strumenti e servizi di comunicazione utilizzabili in ambito professionale, con lo scopo di gestirli e governarli attraverso una sola interfaccia.
Spesso si parla di Unified Communication & Collaboration (UCC), proprio a sottolineare il carattere “collaborativo” delle tecnologie riunite in un’unica soluzione informatica.
Quali servizi riunisce la Unified Communication?
Gli strumenti comunicativi integrati nei sistemi di comunicazione unificata sono quelli più tipici e utilizzati in ambito professionale:
- l’email aziendale, probabilmente il canale più utilizzato per comunicare sia esternamente (con clienti e fornitori) sia internamente (tra colleghi e tra reparti, ma anche con i superiori);
- il fax, uno strumento che è spesso considerato obsoleto a parole ma che nei fatti molte imprese ancora utilizzano regolarmente;
- il telefono, in particolare per rendere cellulari aziendali e privati in numeri interni dell’ufficio mediante il ricorso a servizi di telefonia IP, e di conseguenza anche gli sms e le rubriche telefoniche;
- la segreteria telefonica, da poter controllare da remoto;
- la chat aziendale, altro strumento molto utilizzato sul lavoro ma spesso accessibile solo dal computer dell’ufficio;
- le videoconferenze, che tutti abbiamo imparato a conoscere e sfruttare in regime di smart working (ma videocall, videochat e videochiamate possono supportare quotidianamente il lavoro anche in presenza);
- la condivisione di documenti e del desktop, per rendere immediatamente accessibile il materiale per il lavoro.
Sfruttando la tecnologia Voip, le suite applicative di UCC permettono la gestione centralizzata e armonica di tutti questi strumenti di uso quotidiano per relazionarci con colleghi, clienti e fornitori: è questo il modo migliore e più efficiente per unificare la comunicazione corporate.
I vantaggi della Unified Communication
Quali sono i vantaggi dell’adozione della comunicazione unificata in azienda? L’integrazione dei vari servizi e tecnologie in uso all’interno di un’impresa o di un ufficio comporta importanti benefici che ricadono sull’organizzazione aziendale e sulla produttività del personale:
- maggiore efficienza e flessibilità: se tutti gli strumenti che utilizziamo quotidianamente sul lavoro sono accessibili da remoto da un’unica interfaccia, non è più vincolante essere seduti alla nostra postazione in ufficio per poter lavorare. Questo promuove forme di lavoro agile e smart working e permette a tutti i professionisti di ottimizzare il tempo-lavoro, evitando perdite di tempo e diventando più efficienti;
- usare il cellulare come telefono aziendale: soprattutto con il lavoro da casa abbiamo dovuto fare i conti con chiamate a clienti effettuate con i telefoni personali, in assenza di cellulari aziendali per tutti. La UCC consente di telefonare ai nostri contatti facendo comparire il numero aziendale e di ricevere sul cellulare personale le chiamate dirette in azienda;
- condivisione semplice e immediata di informazioni: gli strumenti integrati di videoconferenza, chat aziendali, instant messaging e desktop sharing aprono a molteplici potenzialità per comunicare in maniera tempestiva sul lavoro e scambiarsi informazioni o file istantaneamente, dicendo così addio alle lungaggini di trasferimenti, caricamenti o supporti digitali. Più rapidamente circolano le informazioni, più è facile portare a compimento i progetti.
La comunicazione unificata per il business, con l’importante opzione della Unified Communication in cloud, rappresenta pertanto una soluzione smart per le aziende di tutti i settori che desiderano implementare la Digital Transformation e le sue tecnologie per ottimizzare i processi e incrementare i risultati.
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